你好,我是张鹏。

在前几讲中,我带你了解了召开一次复盘会议的完整过程。那么,是不是说制定了目标和计划,做好了文档材料的归档工作,复盘就大功告成了呢?

其实还没有,到这里复盘流程还差最后一步,检查评估,或者叫Double Check。你可以回想一下,以前复盘会议快结束的时候,领导是不是经常会说一句:“大家再看看,还有没有什么问题?”

不过很可惜,很多人只是有这个意识,但不知道具体要怎么做。其实Double Check在职场上应用很多,它是指让不同的人用不同的视角、不同的方法再复查一次,确保方案有效或者结果可信

做复盘同样需要Double Check,它的目的在于评估复盘效果,看看复盘过程本身以后有没有需要改进的地方。具体来说,检查评估的内容可以分为准备工作、会议氛围、团队状态、流程效率、成员信心、环节重点这六个方面。这一讲,我就分别介绍一下。

准备工作

第一个方面是准备工作

“磨刀不误砍柴工”,准备工作提前做得越充分,会议就会越高效。但实际上,准备工作往往是很多团队做复盘的时候最容易忽视的地方。

第2讲介绍的烘焙公司复盘案例中,一开始他们只准备了很粗略的营收数据,根本没有买不同打折卡的用户统计数据(包括不同金额的用户成为会员的年限),结果导致公司决策层担心“如果减少优惠力度,可能会丢失客户”。

后来,我们请财务人员现场从ERP(Enterprise Resource Planning企业资源计划,可以成理解成企业的综合管理系统)中查询统计数据,才让决策层最终下定决心。实际上,那次复盘会议真正讨论沟通的时间只有2个小时,而因为临时查数据耽误的时间也有2个小时。

而且,这种导致复盘会议节奏拖沓的情况还不算最糟糕的,有些会议因为准备工作做得不好,甚至会导致看不到重要的业务突破点,复盘自然也就起不到作用。

那么,怎么检查评估准备工作呢?主要是考察以下两组问题:

  1. 是否提前准备好了数据详实的资料?是否需要现场大量调用不同部门的数据资料?
  2. 参与复盘的全部人员是否已经仔细看过所有资料?还是需要现场花很多的时间再次展示研读?

如果每组的第一个问题,你的答案都是肯定的,那么恭喜你,做得不错。

如果不是,那么你就需要在下次复盘会议之前进行改进加油了。

会议氛围

第二个方面是会议氛围

“氛围不对,努力白费。”在第3讲介绍的英语培训学校的复盘案例中,开始复盘会议的氛围火药味很重,大家基本都处于“战斗PK”的状态。产品研发和市场营销两个部门简直像一对死敌——反正没有做出爆款,不是产品的锅,就是市场的锅。

这样的氛围,怎么可能得出什么好的复盘结论呢?直到我通过教练技术帮助他们改变氛围,让大家达成共识、一起为爆款产品努力的时候,真正有价值的想法才涌现出来。

复盘团队在会议氛围上要保持高度的觉察力,尤其是对于情绪的感受力,在检查评估的时候需要回答以下问题:

  1. 整个复盘是在甩锅追责,还是学习
  2. 复盘的结论是指向人,还是指向事
  3. 复盘的结论是领导的“一言堂”,还是和数据、逻辑关联度更高

如果这三个问题的答案都是后者,那么这一关也过了。

如果不是,那么你就要小心了,既然会议氛围不太对,后面能得到的复盘结论就值得重新审视一下了。

团队状态

第三个方面是团队状态

我在开篇词中提到过,失败的复盘会议有两个典型表现,一个是甩锅背锅,另一个是走过场。如果说前者是会议氛围的问题,那么后者就是团队状态的问题。

很多公司的初始团队在创业多年的共事过程中,形成了很深的个人情感关系,这对于团队原本是好事,但是如果团队成员不能区分在团队中的角色职责和个人关系,那么对于组织成长来说就是坏事了。

比如我在很多公司的复盘会议中都遇到过这样的情况:同样一个问题,对老人和对新人完全是两个态度,某些老员工即使犯了错,也会照顾情面,轻拿轻放,而对新员工则苛刻很多。这种亲疏有别的态度反而会对团队凝聚力带来伤害。

在团队状态方面,你需要检查的是:

  1. 是不是每个人都踊跃参与发言?
  2. 引导师、主持人、纪律官和记录人是不是全程都状态在线,各司其职?
  3. 设问人问问题的时候,有没有追问到底的精神?还是说明显带着很多顾虑(比如熟人之间不好意思搞得太狠,或者觉得因为问的问题太幼稚不敢继续往下问等等),只是蜻蜓点水地走个形式?
  4. 陈述人在陈述的过程中,有没有做到信息真实、逻辑扎实?

(角色分工详见第5讲。)

如果答案都是肯定的,恭喜你,这一关又过了。

如果没有,你就需要用复盘的逻辑找出原因,下次改进。

流程效率

第四个方面是流程效率

我之前指导过一家互联网服务平台做复盘。第一天,大家聊得热火朝天,从早上9点讨论到晚上12点,但是围着一个问题绕来绕去,没有形成几个有价值的结论。

第二天,我建议把每个人的发言控制在5分钟以内,要求第一句话先说结论,并且一句话必须说明白。结果,不但会议没有延时,反而有价值的结论密度高了很多。

效率也是评估一个复盘会议做得好不好的一个重要标准:

  1. 会议的日程安排是否得当,人员设备场地是否都提前安排妥当,遇到突发情况有没有Plan B?比如重要参与人临时有事,不在现场,是否提前准备好连线会议。
  2. 会议的流程是否基本按照议程安排的时间线在走?
  3. 主持人和纪律官在把握会议的节奏上是否发挥了作用?流程的进度并非完全每个环节都按部就班,而在于整体时间不超,但是节奏可以变换。
  4. 每次发言,是否先说结论?这一点尤其重要,从我的经验看,至少可以节约30%-50%的时间,先说结论,可以倒逼发言者想好再说。
  5. 陈述人是否熟练掌握SCQA范式进行表达?这也是能够极大提升团队参与度的一种语言范式。

成员信心

第五个方面是成员信心

我在辅导某些公司做复盘的时候遇到过这样的事情:领导讲得兴高采烈,具体负责项目的团队成员却无精打采。

这种情况非常值得警惕。因为一线成员才是真正和炮火打交道的人,无论复盘会议指点江山的过程多么精彩,会议结束之后,具体工作还是需要一线成员来完成。只有重视他们的感受,计划的执行才会更加靠谱。

所以,我们要在达成目标的信心层面对团队成员进行评估。方式可以是参与者自评,也可以由复盘团队对全体成员进行投票打分。信心指数可以分为四档,分别是:

  1. 没信心
  2. 不确定
  3. 有信心
  4. 非常有信心

环节重点

第六个方面是环节重点,也就是对CLAP模型四个环节的完成质量进行检查评估。

1. 对比(Comparison)

在这个部分,我们要仔细评估对目标和结果的思考和对比的过程:

回顾一开始我们的目标,我们可以尝试问一下以下几个问题:

通过这几个问题的答案,我们可以重新思考团队需求与目标本身的匹配程度,同样,也可以整理出目标相关的指标,这正是评估目标的核心。

再检视一下结果与目标的对比:

这个部分同样是确认,复盘的数据、信息已经做到客观、完整。

2. 逻辑(Logic)

这个部分,主要看工具使用和验证逻辑推理过程:

这个部分主要是检视整个逻辑分析是否是系统性思考和结构化表达。

3. 认知(Acknowledge)

这个部分要看我们的推论是偶然性因素导致,还是必然性因素导致:

认识升级是整个复盘过程中最重要的环节,也是承前启后的环节。

4. 规划(Project)

这个部分即将进入到下一个循环的开始,目标和计划一旦推出,会直接动员团队全员各司其职。

对成熟业务的目标标准,可以参照以往的数据模型进行推算;对于创新业务的目标,首先要有“输得起”的底气才可能去尝试。

我从很多持续成功企业的复盘中发现,业务“基本盘”是一个特别需要重视和加强的部分,这个部分适合优化和迭代,在创新业务起量之前,这种“确定性业务”千万不能丢,即使公司打算做转型,也要有足够的战略耐心,你永远不知道“创新业务”的前面是峰还是谷,“创新”是需要时间来验证的。

小结

在这一讲中,我为你讲述了检查评估复盘效果的方法。现在,我们回顾一下重点内容。

  1. 复盘会议之后需要做检查评估,也就是Double Check,它的目的在于评估复盘效果,看看复盘过程本身以后有没有需要改进的地方。
  2. 检查评估的内容可以分为准备工作、会议氛围、团队状态、流程效率、成员信心和环节重点这六个方面,每个环节都有用于检视复盘的关键问题。
  3. Double Check的核心点在于优化复盘过程本身,尤其是和业务本身无关的环节,容易被忽视,更值得重视。

复盘是一个无限迭代的过程,永远不会有一个完美的流程和标准,所以Double Check更是显得重要,在做复盘中学习怎么做复盘,提升自己对于复盘的认知才是关键。

思考题

这就是今天的全部内容,最后留一道思考题给你吧。

请您根据这一讲学到的知识,对以前参加的某次复盘做一次检查评估,看看效果怎么样。

欢迎你把答案写到留言区,和我一起讨论。